domingo, 5 de agosto de 2007

2 Introducción


¿Qué es el trabajo en equipo?

El trabajo en equipo implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecución de un proyecto.

El equipo responde del resultado final y no cada uno de sus miembros de forma independiente.

Cada miembro está especializado en una área determinada que afecta al proyecto.

Cada miembro del equipo es responsable de un cometido y sólo si todos ellos cumplen su función será posible sacar el proyecto adelante.

El trabajo en equipo no es simplemente la suma de aportaciones individuales.

Un grupo de personas trabajando juntas en la misma materia, pero sin ninguna coordinación entre ellos, en la que cada uno realiza su trabajo de forma individual y sin que le afecte el trabajo del resto de compañeros, no forma un equipo.

Por ejemplo, un grupo de dependientes de un gran almacén, cada uno responsable de su sector, no forman un equipo de trabajo.
Un equipo médico en una sala de operaciones (cirujano, anestesista, especialista cardiovascular, enfermeras, etc.) sí forman un equipo de trabajo. Cada miembro de este equipo va a realizar un cometido específico; el de todos ellos es fundamental para que la operación resulte exitosa y para ello sus actuaciones han de estar coordinadas.
El trabajo en equipo se basa en las "5 c":

Complementariedad: cada miembro domina una parcela determinada del proyecto. Todas estos conocimientos son necesarios para sacar el trabajo adelante.
Coordinación: el grupo de profesionales, con un líder a la cabeza, debe actuar de forma organizada con vista a sacar el proyecto adelante.
Comunicación: el trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales.
El equipo funciona como una maquinaria con diversos engranajes; todos deben funcionar a la perfección, si uno falla el equipo fracasa.
Confianza: cada persona confía en el buen hacer del resto de sus compañeros. Esta confianza le lleva a aceptar anteponer el éxito del equipo al propio lucimiento personal.
Cada miembro trata de aportar lo mejor de si mismo, no buscando destacar entre sus compañeros sino porque confía en que estos harán lo mismo; sabe que éste es el único modo de que el equipo pueda lograr su objetivo.

Por ejemplo, en una operación de transplante todos los especialistas que intervienen lo hacen buscando el éxito de la operación. El cirujano no busca su lucimiento personal sino el buen hacer del equipo. Además, si la operación fracasa poco va a valer que su actuación particular haya sido exitosa.
Compromiso: cada miembro se compromete a aportar lo mejor de si mismo, a poner todo su empeño en sacar el trabajo adelante.
La organización (empresa, universidad, hospital, etc) asigna a un equipo la realización de un proyecto determinado: El equipo recibe un cometido determinado, pero suele disponer de autonomía para planificarse, para estructurar el trabajo.
El equipo responde de los resultados obtenidos pero goza de libertad para organizarse como considere más conveniente. Dentro de ciertos márgenes el equipo tomará sus propias decisiones sin tener que estar permanentemente solicitando autorización a los estamentos superiores.

Ejemplos de trabajo en equipo:
Ante la sustitución de diversas monedas europeas por el euro en el año 2000, las entidades financieras formaron equipos de trabajo encargados de dirigir todo este complicado proceso. En él se integraron especialistas de diversas ramas (negocio puramente bancario, informáticos, auditores, juristas, especialistas de organización y marketing, etc.). La misión de estos equipos era coordinar todo este proceso de cambio que afectaba a aspectos muy diversos de la actividad bancaria.

Las consultoras funcionan con equipos de trabajo; cuando acometen un proyecto constituyen un equipo al frente del cual hay un jefe o coordinador y en el que se integran especialistas de las áreas implicadas (informáticos, economistas, fiscalistas, etc.). En su desempeño no cuenta el buen trabajo individual de cada uno de ellos, sino la labor del equipo en su conjunto.
Un equipo de fútbol puede ser el paradigma del trabajo en equipo.

Diferencias entre equipo de trabajo y grupo de trabajo

Aunque ya se mencionaron en la lección anterior algunas diferencias entre grupo de trabajo y equipo de trabajo vamos a tratar ahora de precisarlas:
Grupo de trabajo es un conjunto de personas que realizan dentro de una organización una labor similar.

Suelen estar próximas físicamente, tienen un mismo jefe, realizan el mismo tipo de trabajo pero son autónomos, no dependen del trabajo de sus compañeros: cada uno realiza su trabajo y responde individualmente del mismo.

Por ejemplo, en un hospital los anestesistas forman un grupo de trabajo: realizan la misma actividad, tienen un jefe común (el jefe de sección), pero cada uno responde de su trabajo (la labor de un anestesista no depende de la de sus compañeros).
Puede que un anestesista realice una labor fantástica mientras que el departamento en su conjunto sea un auténtico desastre.

Las diferencias entre equipo de trabajo y grupo de trabajo son importantes:
El equipo de trabajo responde en su conjunto del trabajo realizado mientras que en el grupo de trabajo cada persona responde individualmente.
En el grupo de trabajo sus miembros tienen formación similar y realizan el mismo tipo de trabajo (no son complementarios). En el equipo de trabajo cada miembro domina una faceta determinada y realiza una parte concreta del proyecto (sí son complementarios).
En el grupo de trabajo cada persona puede tener una manera particular de funcionar, mientras que en el equipo es necesario la coordinación, lo que va a exigir establecer unos estándares comunes de actuación (rapidez de respuesta, eficacia, precisión, dedicación, etc.).

En el equipo de trabajo es fundamental la cohesión, hay una estrecha colaboración entre sus miembros. Esto no tiene por qué ocurrir en el grupo de trabajo.
El grupo de trabajo se estructura por niveles jerárquicos.
En el equipo de trabajo en cambio las jerarquías se diluyen: hay un jefe de equipo con una serie de colaboradores, elegidos en función de sus conocimientos, que funcionan dentro del equipo en pie de igualdad aunque sus categorías laborales puedan ser muy diferentes.
Por ejemplo, una entidad financiera española constituyó un equipo de trabajo para analizar una oportunidad de inversión en el extranjero.

Formaban parte de este equipo desde subdirectores generales hasta empleados de reciente incorporación, especialistas en determinadas materias. Dentro del equipo todos funcionaban al mismo nivel, no había distinciones jerárquicas.

Justificación de un equipo de trabajo
No todas las actividades justifican la formación de un equipo de trabajo.
Hay actividades que se organizan mejor en base al trabajo individual que al trabajo en equipo.
Son trabajos donde el profesional es autosuficiente, por lo que no es necesario dividir el trabajo en distintos cometidos y asignarlos a un grupo de especialistas.
Por ejemplo, un despacho de abogados generalistas. En él cada profesional puede funcionar autónomamente (son autosuficientes para desarrollar en su totalidad de forma individual cualquier asunto que se presente).

En este caso no estaría justificado constituir un equipo de trabajo ya que todos sus miembros tienen una formación y experiencia profesional similar por lo que más que complementarse se solaparían.

Otras actividades en cambio presentan tal nivel de complejidad que difícilmente va a ser posible que una persona abarque y domine toda su problemática.

En estos casos sí sería necesario constituir un equipo de trabajo formado por especialistas que cubran todas las áreas afectadas.
Por ejemplo, si un bufete de abogados especializado en asuntos complejos (por ejemplo, derecho societario internacional, fiscalidad en transacciones internacionales, etc.) sí debería organizarse por especialidades, constituyendo equipos de trabajo que aborden los distintos casos.

Como condiciones principales para justificar la constitución de un equipo de trabajo podemos señalar las siguientes:

Trabajo muy complejo, que afecta a distintas especialidades profesionales.

Entidad organizada por especialidades.

En definitiva, y como corolario, nunca se debe constituir un equipo de trabajo si no hay razones que lo justifiquen.

Constituir y hacer funcionar un equipo de trabajo es una labor compleja que exige mucho esfuerzo, por ello debe haber una razón que lo justifique.
No vale recurrir al equipo de trabajo simplemente porque es la moda del momento en técnicas de dirección de empresas.
Por el contrario, tampoco se puede renunciar a formar un equipo de trabajo simplemente porque nunca se ha trabajado de esa manera, porque históricamente ha predominado el trabajo individual y la organización ha ido bien. Siempre hay una primera vez y no hay por qué renunciar a nuevos sistemas de trabajo si estos resultan eficaces.

Introducción del equipo en la empresa
Los equipos de trabajo pueden plantear problemas de encaje dentro de la organización.
Las empresas están organizadas en niveles jerárquicos, con estructuras muy definidas y con áreas de trabajo compartamentalizadas. Los equipos de trabajo rompen con estas estructuras jerárquicas.

En el equipo participan miembros de áreas diversas que reportan por tanto a jefes diferentes pero que dentro del equipo se ponen bajo el mando de un mismo coordinador.
Por otra parte, en el desarrollo del proyecto el equipo puede realizar tareas que afectan a áreas diferentes y que en teoría corresponderían a distintos departamentos de la organización.
Es frecuente también que los miembros del equipo tengan que compaginar su presencia en el mismo con su trabajo habitual, lo que puede originar problemas de coordinación.
El líder del equipo procede de un área determinada de la empresa lo que puede generar celos departamentales ya que se pone al frente de personas de otras unidades.
Por otra parte, en muchas empresas sigue prevaleciendo el trabajo individual, donde el equipo de trabajo no deja de ser algo novedoso en lo que no tienen experiencia y de lo que inicialmente desconfían.

Algunos directivos llegan a pensar que estos equipos suponene una pérdida de tiempo. "Siempre hemos funcionado así y nos ha dio bien, ¿por qué cambiar?". Por ello, hay que evitar a toda costa que el equipo se desarrolle como algo ajeno a la organización, algo exótico, diferente.
El equipo debe desarrollar una buena comunicación con el resto de la empresa, integrarse en la misma y no quedar como un mundo aparte.
Además, algunos directivos pueden ver en los equipos de trabajo una amenaza a su posición: invaden sus áreas de competencia, emplean a miembros de sus departamentos, etc.
Por ello, pueden tratar de boicotearlos o al menos de no prestarles el apoyo necesario.
Puede que no se trate de un rechazo directo, evidente, pero sí de un enfrentamiento silencioso, sutil, que puede resultar muy dañino (no facilitándole la información necesaria, no dándole el apoyo necesario, etc.).
Todo lo anterior explica que en muchas empresas los equipos de trabajo no cuenten de entrada con la simpatía de parte de la organización lo que exige que se les apoye desde la dirección, si no es posible que se queden empantanados ante la hostilidad o vacío que encuentran.
La introducción del equipo de trabajo en la empresa debe contar con un apoyo visible de los niveles superiores.

Que todo el mundo tenga claro que no son el resultado del capricho de un jefe cualquiera sino que responden a una nueva visión de la organización del trabajo dentro de la empresa.
Estos apoyos de los niveles superiores permiten que el resto de la plantilla se convenza de que hay que apoyarlos, que no pueden boicotear su labor.
Para evitar posibles malentendidos la dirección debe fijar claramente el cometido del equipo y su ámbito de actuación (para evitar que ningún departamento se sienta invadido en sus competencias). Todo ello se debe comunicar tanto al propio equipo como al resto de la organización.
Por otra parte, si la organización desarrolla y fomenta el trabajo en equipo debe tener en cuenta esta realidad en aspectos tales como la evaluación del empleado y la política de incentivos.
En ambos casos no se podrán basar únicamente en el trabajo individual sino que también tendrán que tener en cuenta el desempeño del equipo en el que participa.
Además, la formación que se brinde al empleado tendrá que considerar este nuevo método de trabajo.
Habrá que enseñar a los empleados a trabajar en equipo, con las diferencias que ello comporta respecto al trabajo individual.

1 ¿Qué es un equipo de trabajo?


Equipo

De Wikipedia, la enciclopedia libre

Un equipo comprende a cualquier grupo de personas o animales unidos con un objetivo común. Un grupo en sí mismo no necesariamente constituye un equipo. Son muchos los distintos componentes que forman un equipo como el gerente y agentes.

Así por ejemplo, los equipos de jugadores deportivos pueden formarse para practicar su deporte. Ejecutivos de logística de transporte pueden seleccionar los equipos de caballos, perros o bueyes para el objetivo de transportar mercancías, etc.

Los teóricos de
negocios a finales del siglo XX popularizaron el concepto de construir equipos. Opiniones diferentes existen sobre la eficacia de este nuevo modo de dirección de los equipos. Unos consideran que "equipo" es una palabra de cuatro letras -del inglés team-: desgastada (demasiado usada) y poco útil. Otros lo ven como una panacea que finalmente realiza el deseo del movimiento de relaciones humanas de integrar lo que aquel movimiento percibe como mejor para trabajadores y gerentes. Otra posición cree en la eficacia de equipos, pero también los ve como un peligro debido al potencial para explotar a los trabajadores. Los equipos son sobre todo apropiados por conducir las tareas que son de alta complejidad.

Tipos de equipos

De importancia particular es el concepto de los tipos diferentes de equipos. Una línea separa entre los equipos "independientes" e "interdependientes". Para seguir el ejemplo de equipo deportivo, un equipo de fútbol es claramente un equipo interdependiente: ningún objetivo significativo puede ser logrado sin la ayuda de esencialmente todos los miembros de equipo. Cada miembro del equipo típicamente se especializa en tareas diferentes (llevando el balón, distribuyendo el juego, rematando a gol, defendiendo a jugadores contrarios, etc.), y el éxito de cada individuo está ligado al éxito del equipo entero. Ningún delantero, no importa lo habilidoso que sea, ha ganado una partido jugando solo.

Por otro lado, un equipo de atletismo es un ejemplo clásico de un equipo independiente: las competiciones, son jugadas y ganadas por individuos o compañeros. Cada deportista realiza básicamente las mismas acciones, y si un atleta gana o pierde no tiene ningún efecto directo sobre el funcionamiento del siguiente atleta. Si todos los miembros de equipo realizan las mismas tareas básicas, como estudiantes que trabajan problemas en una clase de matemáticas, o empleados de ventas que hacen llamadas telefónicas, entonces es probable que se esté ante un equipo independiente. dentro del equipo, sus miembros pueden ser capaces de ayudarse mutuamente - quizás ofreciendo consejos, proporcionando apoyo moral, o ayudando durante momentos puntuales - pero el éxito de cada individuo es principalmente debido a los propios esfuerzos individuales. Los atletas no ganan sus propias competiciones simplemente porque el resto de sus compañeros de equipo los hizo, y los estudiantes de matemáticas no pasan sus exámenes simplemente porque sus compañeros lograron solucionar las ecuaciones. Si bien estar rodeado de una dinámica de éxito y triunfo supone un gran apoyo moral.

El entrenamiento de un equipo "interdependiente", -como el de un equipo de fútbol- necesariamente requiere una orientación diferente al entrenar que el de un equipo "independiente". Un equipo interdependiente se beneficia del conocimiento mutuo entre los miembros del equipo, socialmente se desarrolla una confianza recíproca, y de conquistar desafíos artificiales (en las prácticas).

Para los equipos independientes estas actividades son pérdidas de tiempo. Ellos se benefician de la educación y del entrenamiento más relacionado con el trabajo. El mejor modo de comenzar a mejorar el funcionamiento de un equipo independiente es a menudo una preguntándose "¿Qué tiene que hacer cada uno para mejorar su trabajo?"

Un
equipo virtual consiste en miembros unidos electrónicamente. Actuar en equipo virtualmente es posible gracias a la tecnología, que se tiene actualmente en estos tiempos, sobre todo al Internet, que es uno de los modos más rápidos de buscar información sobre algo específico, y el cual también sirve para la organización y comunicación, los cuales son esenciales para un trabajo en equipo. Una investigación puede ser realizada usando la entrada de las mejores mentes del mundo entero, sin necesidad de estar reunidos físicamente. Los proyectos de trabajo pueden ser completados dividiendo la carga de trabajo entre miembros del equipo.

Un equipo usado sólo durante un período de tiempo y para un tema específico, con un objetivo concretamente definible, a menudo se conoce como un
equipo de proyecto. Los gerentes comúnmente etiquetan a los grupos de personas como "un equipo" basado en que tienen una función común. Los miembros de estos equipos podrían pertenecer a grupos diferentes, pero recibir la asignación a actividades para el mismo proyecto. De este modo, estableciendo un equipo, según se dice se facilita la creación. El empleo de la etiqueta "de equipo" a menudo no tiene ninguna relación a si los empleados trabajan como un equipo.

Algunas personas también usan la palabra "el equipo" cuando ellos piensan en los "empleados". "Un equipo comercial" es un ejemplo común de este uso eufemístico. "El personal de las ventas" supondría una descripción más exacta.

En general, el proceso de desarrollo de un equipo pasa por cuatro etapas: Formación, tormenta, establecimiento de normas, desempeño y conclusión. Cada equipo pasa por todas estas etapas, en ese mismo orden o en uno diferente.

Etapa de formación esta primera etapa sucede cuando un grupo de personas se unen para sacar adelante un objetivo. En muchas ocasiones, apenas se conocen entre sí y no saben lo que se espera de ellos ni cómo deben realizar su tarea. En esta parte, todos los miembros del equipo tienen una buena actitud, empiezan a conocerse y a compartir información y se comienza a sentir confianza y comodidad con los otros integrantes. Además, cada persona llega con sus problemas, con sus intenciones, que pueden llegar a generar conflicto con los problemas y las intenciones de sus compañeros.

Etapa de tormenta la etapa donde empieza a surgir el conflicto, se le denomina tormenta y ocurre cuando empiezan a surgir desacuerdos entre los miembros del equipo. El trabajo en equipo implica negociar intereses personales, ceder en algunos aspectos, conciliar otros. En esta etapa también salen a flote los desacuerdos sobre los procedimientos y los roles de cada uno de los participantes. Aquí no son muy placenteras las relaciones interpersonales. El conflicto no es malo por sí mismo, a partir del desacuerdo empiezan a surgir los acuerdos, el asunto es no centrarse solamente en las diferencias individuales.

Etapa de establecimiento de normas en esta etapa, los miembros empiezan a sentirse parte del equipo con más fuerza que al principio, desarrollándose un sentido de unión. Se corre el riesgo de que los integrantes, empiecen a callar sus comentarios para no sentirse censurados por no estar "jugando en equipo", para evitar esto, es necesario tener clara la forma de discutir cada una de las alternativas y de las decisiones que se tomen. Las normas que se establecen son aquellas relacionadas con la regulación de la conducta de los miembros del equipo, sobre el logro de los objetivos y la resolución de problemas personales.

Etapa de desempeño ocurre cuando se empiezan a lograr los objetivos propuestos. Ya se han desarrollado relaciones sociales y existe un gran sentido de compromiso hacia el equipo.